ขั้นที่1

ขั้นตอนที่ 1
การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

(Project Identification and Selection)

1.  ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้

1. ระบบงานขาย/การตลาด

2. ระบบงานบัญชี

3. ระบบคลังสินค้า/จัดซื้อ

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 450,000 บาท

ตารางที่ 2  การกำหนดชื่อโครงการ

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. ระบบงานขาย

วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาจะมาบริโภคสินค้าของเรา

2. ระบบงานบัญชี

วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานได้ง่ายต่อการทำงานและง่ายต่อการพัฒนาต่อ 

3. ระบบคลังสินค้า/จัดซื้อ

วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของการคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบยอดต่างๆของสินค้าได้ 

ตารางที่  3  จำแนกวัตถุประสงค์ของบริษัท

จากตาราง พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเมตริกซ์  Information System –to-Objectives

ตารางที่  4   เมตริกซ์  Information System –to-Objectives

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบการขายกับ ระบบงานบัญชี แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบการขายซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฏิเสธโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็คสินค้าและจำนวนสินค้า รวมถึงไม่สามารถเข้าถึงลูกค้าในวงกลางได้  อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ
             1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
             2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด   

รูปที่ 3   ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

      ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตาราง
แนวทางเลือกที่ 1  จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

ตารางที่ 5   แนวทางเลือกที่ 1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมโดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ B มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตาราง

แนวทางเลือกที่ 2 จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

ตารางที่ 6. แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

        ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือก ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

  ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกจ้างบริษัทบริษัท rightsoftcorp พัฒนาระบบ  มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง

แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบ B

ข้อดี  ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก

ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน

 แนวทางเลือกที่ 2 การจ้างบริษัท rightsoftcorp เพื่อพัฒนาระบบ B

ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานน้อย

ข้อเสีย ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนข้างสูง

ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสอง โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน